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La corbeille IA
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Comprendre

D’un vieil exercice de gestion à un jeu sur l’IA

La corbeille IA reprend le « in-basket », une méthode éprouvée, et lui ajoute un nouveau collègue : l’IA.

Le « in-basket », ou exercice de la corbeille

Au milieu des années 1950, Norman Frederiksen et ses collègues de l’Educational Testing Service, aux États-Unis, ont conçu un test pour former et évaluer des officiers de l’armée de l’air : l’exercice de la corbeille, en anglais in-basket. Ils l’ont publié en 1957.

Le principe est simple. La personne joue un gestionnaire qui arrive dans un poste. Elle trouve une pile de documents : des notes, des lettres, des messages. Elle a peu de temps. Pour chaque document, elle décide : agir, déléguer, reporter ou laisser tomber. Ensuite, elle explique ses choix.

En 1956, AT&T a intégré une version de l’exercice à sa Management Progress Study, la première utilisation connue des centres d’évaluation en entreprise. L’exercice est devenu un classique de la sélection des gestionnaires.

Ce qui change avec l’IA

Dans le « in-basket » classique, une des décisions était déjà « déléguer ». Avec l’IA, on a un nouveau collègue à qui déléguer. Il est rapide, disponible et souvent bon. Il peut aussi se tromper avec assurance.

La corbeille IA garde l’esprit de l’exercice : une pile de vraies tâches, peu de temps, des choix à justifier. Mais au lieu d’évaluer une personne, elle fait discuter une équipe. Il n’y a pas de note. Il y a une conversation.

Les quatre corbeilles en détail

Chaque corbeille correspond à une façon de travailler avec l’IA. Les frontières ne sont pas toujours nettes. C’est voulu.

Je le garde

La tâche reste humaine. L’IA peut parfois préparer un petit morceau, mais la tâche elle-même demande une personne.

C’est souvent le cas quand

  • La personne en face a besoin d’être entendue.
  • La décision engage l’organisation ou quelqu’un d’autre.
  • La confiance est en jeu : un conflit, une mauvaise nouvelle, un deuil.

Exemple : Rappeler un employé qui vient de perdre son père.

Attention : « Je le garde » ne veut pas dire « je fais tout seul ». L’IA peut vous rappeler une règle ou relire votre brouillon.

L’IA m’aide

L’IA fait un premier jet. Vous corrigez, vous complétez et vous décidez. C’est souvent la corbeille la plus payante.

C’est souvent le cas quand

  • La tâche part d’une page blanche ou d’un long document.
  • Le résultat doit être bon, et vous savez juger s’il l’est.
  • Il faut un regard humain avant que ça sorte.

Exemple : Comparer deux soumissions de 38 pages et relever les différences.

Attention : Gardez du temps pour vérifier. Un premier jet rapide ne vaut rien si personne ne le relit.

L’IA le fait

La tâche revient souvent, toujours de la même façon. L’IA peut s’en occuper, et une personne vérifie de temps en temps.

C’est souvent le cas quand

  • Ça revient chaque jour ou chaque semaine.
  • Les règles sont claires et les données sont au même endroit.
  • Une erreur se voit vite et coûte peu.

Exemple : Répondre aux questions fréquentes des employés à partir du guide de l’employé.

Attention : Automatiser ne veut pas dire oublier. Décidez qui vérifie, à quelle fréquence, et ce que l’IA ne doit jamais traiter seule.

À éliminer

Personne ne devrait faire cette tâche. Ni vous, ni l’IA.

C’est souvent le cas quand

  • Personne ne lit le résultat.
  • La tâche existe « parce qu’on l’a toujours fait ».
  • On ne sait plus qui l’a demandée.

Exemple : Un rapport de 12 pages envoyé chaque mois depuis 2019, sans jamais de retour.

Attention : Automatiser une tâche inutile, c’est gaspiller plus vite. Avant d’éliminer, vérifiez auprès de la personne qui l’a demandée.

Les quatre questions

Elles reviennent pour chaque tâche. Elles ne donnent pas la réponse. Elles aident l’équipe à la trouver.

  1. Est-ce que ça revient souvent ?

    Une tâche qui revient souvent vaut la peine d’être bien organisée. Une tâche rare, un peu moins.

  2. Combien de temps ça prend ?

    Le temps compte, mais pas seul. Une tâche courte et fréquente peut coûter plus qu’une longue tâche annuelle.

  3. Si l’IA se trompe, est-ce grave ?

    C’est la question du risque. Une erreur dans une invitation, ça se corrige. Une erreur dans une évaluation de rendement, beaucoup moins.

  4. Est-ce que ça demande ma présence : une relation, mon jugement, de la confiance ?

    Certaines tâches ont besoin d’une personne, pas seulement d’un bon texte. Si la relation compte plus que le contenu, la tâche reste humaine.

Les pièges

Comme dans l’exercice d’origine, chaque métier cache quelques pièges. Les repérer fait partie du jeu.

  • Les renseignements personnels

    Un nom, un dossier, une évaluation. Avant de confier une tâche à l’IA, demandez-vous ce que vous avez le droit d’y mettre. Souvent, on peut enlever ce qui permet de reconnaître la personne.

  • La relation humaine

    Un deuil, une plainte, un conflit. L’IA peut écrire un très beau message. Ce n’est pas la question. La personne a besoin de savoir que quelqu’un s’occupe d’elle.

  • La tâche inutile

    Elle a l’air importante, elle prend du temps et personne ne s’en sert. La bonne corbeille n’est pas « L’IA le fait ».

  • Le chiffre inventé

    Un taux, une date, une règle récente. L’IA peut produire un chiffre qui a l’air vrai. Il doit venir d’une source que vous pouvez citer.

  • Les tâches liées

    Deux documents se répondent : des heures supplémentaires élevées et un poste vacant, par exemple. Les relier change parfois la décision.

L’avis de l’IA

Après chaque choix, le jeu peut montrer l’avis de l’IA. Il arrive après la discussion, pas avant, pour ne pas la remplacer.

Cet avis n’est pas la bonne réponse. C’est un point de vue de plus. Quand l’équipe et l’IA ne sont pas d’accord, demandez-vous pourquoi. L’IA a-t-elle vu un risque que vous aviez manqué ? Ou ignore-t-elle quelque chose de votre réalité ?

Ce réflexe de juger ce que l’IA propose, c’est exactement ce que le jeu veut développer.

Ce que le jeu ne dit pas

  • Les temps par mois sont des estimations de départ. Validez-les avec les personnes qui font le travail.
  • Le jeu ne choisit pas d’outil. Une tâche dans « L’IA le fait » demande encore de vérifier ce que votre outil sait faire et ce qu’il coûte.
  • Les règles de votre organisation et les lois sur la protection des renseignements personnels (au Québec, la Loi 25) passent avant le jeu.

Et après la partie ?

Choisissez une tâche à essayer cette semaine. Si une idée semble plus grosse, le Canvas IA aide à l’analyser en neuf cases.

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